会计基础第四章、会计凭证

第四章 会计凭证

第一节  会计凭证的概念、意义和种类

一、会计凭证
1、会计凭证：记录经济业务事项发生或完成情况, 明确经济责任,并据以登记账簿的书面证明，是登记账簿的依据
2、会计凭证按照填制的程序和用途不同，分为原始凭证和记账凭证。    （1）记录经济业务，提供记账依据；
二、会计凭证的作用
    （1）记录经济业务，提供记账依据；（2）明确经济责任，强化内部控制；（3）监督经济活动，控制经济运行。

第二节   原始凭证

一、原始凭证
1、原始凭证（单据）：是在经济业务发生或完成时取得或填制的（经济交易或事项的经办人），用以记录或证明经济业务发生或完成情况的书面证明。是记账的原始依据，具有法律效力。
（购销合同、各种申请单、银行对账单、债权债务对单、银行存款余额调节表、不能作为原始凭证）
2、原始凭证按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证
（1）外来原始凭证，是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如：购买货物时取得的增值税专用发票、收款单位开出的收款收据、银行的各类结算凭证、对外支付款项取得的收据、出差取得的火车票、飞机票、住宿发票等。
（2）自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。如，收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。
3、原始凭证按照格式不同分为通用凭证和专用凭证
（1）通用凭证。通用凭证指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如全国统一的异地结算银行凭证，增值税专用发票、银行汇票、银行本票、支票、商业汇票等。
（2）专用凭证。专用凭证指由单位自行印制、仅在本单位内部使用原始凭证。如收料单，差旅费报销单、折旧计算表等。
4、原始凭证按照填制手续及内容不同，分为一次凭证，累计凭证和汇总凭证。
（1）一次凭证。一次凭证指一次填制完成、只记录一笔经济业务或同时反映若干同类性质业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。①外来原始凭证一般都是一次凭证；②自制原始凭证，大部分都属于一次凭证。如收据、领料单、收料单、发货单、借款单、银行结算证等。一次凭证是一次有效凭证，其填制手续是一次完成的。
（2）累计凭证。累计凭证指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。累计凭证一般为自制原始凭证，如限额领料单
（3）汇总凭证（原始凭证汇总表）指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。简化会计工作，又可以简化核算手续。只能是同类经济业务，不能汇总两类或两类以上的经济业务。如收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。

二、原始凭证的基本内容原始凭证名称；日期；接受原始凭证的单位名称；经济业务内容（含数量、单价、金额等）；填制单位签章；有关人员签章；凭证附件；编号。

三、原始凭证的填制要求
（1）记录要真实。（2）内容要完整。（3）编号要连续  （4）不得涂改、刮擦、挖补 （5） 填制要及时
（6）手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。
（7）书写要清楚、规范1、小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字。在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“─”； 有角无分的，分位写“0”，不得用符号“─”。2、大写金额一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字；有分的，不写“整”或“正”字。                 
（8）出纳人员办理收付款后，应在有关原始凭证上加盖“收讫”“付讫”的戳记。

四、原始凭证的审核内容：原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性和及时性

第三节、记账凭证

一、记账凭证的概念
1、记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。
2、记帐凭证是介于原始凭证与账簿之间的中间环节，它是登记账簿的直接依据。

二、记账凭证的种类

一、记账凭证按内容不同，可以将其分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。 （P76-78）
（1）收款凭证是指用于记录先金和银行存款收款业务的会计凭证。收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”。它是根据库存现金收入业务和银行存款收入业务的原始凭证填制的，据以作为登记现金和银行存款等有关账户（账簿）的依据。收款凭证又可以分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。
（2）付款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。付款凭证左上方所填列的贷方科目，就是“库存现金”或“银行存款”科目。它是根据库存现金和银行存款业务的原始凭证填制的，既是出纳付款的依据，也是企业据以登记现金、银行存款日记账和其他有关账户（账簿）的依据。收付款凭证又可以分为现金付款收款凭证和银行存款付款凭证。
（3）转账凭证，是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证填制的，如企业内部的领料单、出库单等；计提固定资产折旧、期末结转成本等也是转账行为。
将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种，为记账工作带来了方便，但工作量较大。对于经济业务较简单、规模较小、收付业务较少的单位，为了简化核算，还可采用通用记帐凭证来记录经济业务。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同。

二、记账凭证按其填列方式，可分为复式凭证和单式凭证。
（1）复式凭证，是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记帐凭证中反映的一张凭证。优点：便于了解经济业务全貌，减少凭证张数，缺点：不便于汇总计算科目的发生额。
（2）单式凭证，是指每一张记帐凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记帐凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的成为贷项凭证。缺点：工作量大，不便于反映经济业务的全貌，也不便于查账。优点：便于汇总计算每个科目的发生额，便于分工记账。

三、记账凭证的基本内容：记账凭证的名称；日期；编号；经济业务事项的内容摘要；经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向；经济业务事项的金额； 记账标记；所附原始凭证张数；会计主管、记账、审核、出纳（收款付款）、制单等有关人员签章。四、记账凭证的编制要求
（1）记账凭证各项内容必须完整。（2）记账凭证应连续编号“分数编号法”。（3）记账凭证的书写应清楚、规范。
（4）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制
（5）除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
（6）填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。
（7）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上空行处划线注销。
（8）为了避免重复记账，对于涉及现金和银行存款之间相互划账的经济业务，即从银行提取现金或把现金存入银行的经济 业务，统一只编制付款凭证，不编收款凭证。  当一项业务即涉及现金和银行存款收付的业务，又涉及转账业务时，需要分别编制记账凭证

五、记账凭证的审核：内容是否真实；项目是否齐全； 科目是否正确； 金额是否正确； 书写是否正确。
内容 处理（更正）
原始凭证不真实、不合法 不予接受，向单位负责人报告。
原始凭证错误的 更正或重开，加盖印章
原始凭证金额错误 退回经办人，由开具单位重开
记账凭证填制发生错误 填制凭证的制单（证）人员重新填制
一原始凭证，几张记账凭证 原始凭证附主要记账凭证后，其他记账凭证注明或附复印件
一原始凭证，由两个以上单位共同负担 保存原始凭证单位开具分割单
一笔经济业务需要填制多张记账凭证的 采用分数编号法

第四节、会计凭证的传递和保管

会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。
1、会计凭证应定期整理、归类装订成册，防止散失。
2、会计部门根据会计凭证记账，应定期（每天、每旬或每月）对会计凭证加以分类整理，按期装订成册，并加具封面封底，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。
①从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。②若无法取得证明的，如车票丢失，则应当由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
2、会计凭证封面内容完，项目齐全。应写明单位名称、记账凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记帐凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。