会计基础第九章：会计档案

第九章　会计档案

第一节、会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
财政部、国家档案局联合发布了<<会计档案管理办法>>,并于1999年1月1日起正式实施。
二、会计档案的内容
会计档案的具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证 ，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助会计，其他会计账簿。
3、财务会计报告类：月度，季度。年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 

第二节  会计档案的归档
 各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位会计财务会计部门保管一年，期满之后，原则上应由会计财务部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在会计部门内部制定专人保管。 不得由出纳保管。
 
第三节  会计档案的保管期限
 各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类.永久档案即长期保存,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种.这里规定的会计档案保管期为最低的保管期限。会计档案保管期限.从会计年度终了后的第一天算起.
3年 月、季度财务会计报告；财政总预算会计旬报
5年 银行对账单、银行存款余额调节表、固定资产卡片（报废清理后）
15年 原始凭证、记账凭证、汇总凭证、总账、明细账、日记账、辅助账、会计移交清册
25年 现金日记账、银行日记账
永久 年度财务会计报告（决算）、会计档案销毁清册、会计档案保管清册

第四节、会计档案的查阅和复制
 一、会计档案的查阅和复制
1、各单位保存的会计档案不得借出；如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制。并办理登记手续。2、外部人员查阅会计档案，应持单位正式介绍信，经单位负责人批准后，方可查阅，单位内部人员查阅会计档案时，应经会计主管人员和单位负责人批准，办理查阅。3、查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、标记、拆散和抽换。4、借出的档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
第五节 会计档案的销毁
1、对保管期满，需要销毁的会计档案，一般按以下程序进行：
（1）由保管会计档案的机构或人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册；
（2）单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见；
（3）会计档案销毁时，应按规定指派人员监销；对于一般企事业单位，由单位档案机构和会计机构共同派员监销；国家机关应由同级财政、审计部门派员参加监销；财政部门的会计档案，应由同级审计部门派员监销。
（4）会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人.
①对于保管期满但未结算的债权债务原始凭证以及涉及到其他未了事项的原始凭证（到期未报废的固定资产）。不得销毁，应单独抽出，另行列卷，由档案部门保管到未了事项完结为止。
②正在项目建设期间的建设单位。其保管期满的会计档案不得销毁。