会计基础第五章：会计账簿

第五章 会计账簿

第一节、会计账簿的概念及种类

一、会计账簿的概念和意义

1、会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。账簿的设置和登记，是编制会计报表的基础，
2、账户和账簿是开式和内容的关系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿与账户的关系是形式和内容的关系。

二、会计账簿的种类
1、账簿按其用途不同，分为序时账簿、分类账簿和备查账簿
（1）序时账簿：又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。日记账的特点是序时登记和逐笔登记。按内容分为普通日记账和特种日记账（现金、银行、转账日记账）。在我国，大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账，而不设置转账日记账。
（2）分类账簿：按分类概括程度，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。
（3）备查账簿。登记依据可能不需要记帐凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证，属于备查账簿的有①租入固定资产登记簿，住房基金记登记簿，受托加工材料登记簿。
2、账簿按格式不同，分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿等。
（1）两栏式账簿。它是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账和转账日记账
（2）三栏式账簿。设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。现金、银行日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。 三栏式账簿又可分为设对方科目和不设对方科目两种。
（3）多栏式账簿。收入（贷方多栏）、费用（借方多栏）明细账一般均采用这种格式的账簿，本年利润（借贷多栏）。
（4）数量金额式账簿。它是指采用数量与金额双重记录的账簿。原材料，库存商品、产成品、包装物等账户一般采用数量金额式
3、按外形不同，分为订本账、活页账和卡片账。
 （1）订本账。订本账是启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。用订本账的优点是可以防止抽换账页，避免账页散失。其缺点是不能准确为各帐户预留账页，或抽去不需用的账页，不便于分工记账。订本账簿主要适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。
 （2）活页账。根据业务需要，把若干零散的账页，自行组合成的账簿。其优点是：可以根据实际需要，随时将空白账页加入账簿。在同一时间里，可由多人分工登账。其缺点在于：如果管理不善，可能造成账页散失和被抽换。活页式账簿主要适用于各种明细账。 
 （3）卡片账。优点：灵活，便于分工，缺点：易散失，易抽换。在我国，企业一般只对固定资产明细账的核算采用卡片账形式，也有少数企业在材料核算中使用材料卡片。

第二节、会计账簿的内容、启用与记账规则
 一、会计账簿的基本内容：封面、扉页、账页。
 二、启用账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附“账簿启用登记表”。
 三、会计账簿的记账规则
   （1）应根据审核无误的会计凭证登记账簿。
   （2）账簿登记完毕后，应在记账凭证上签名或者盖章，应在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数，或划“√”符号，注明已经登账的符号，表示已经记账完毕，避免重记、漏记。 
   （3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。 
   （4）登记账簿必须使用蓝、黑墨水钢笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。
   5）下列情况，可以用红色墨水记账：
    ①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；     ②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
    ③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
    ④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计分录。
（6）在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签名或签章。
（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样，以示余额的方向。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
（8）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持记账的连续性，便于对账和结账。
①对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；②对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自初起至本页末止的累计数；③对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的金额结转此页。
 
第三节、会计账簿的格式和登记方法
1、现金日记账的格式和登记方法（日清月结）
现金日记账，是出纳人员根据同现金收付相关的记帐凭证（现金收款凭证、现金付款凭证和银行付款凭证：提现业务） ，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据“上日余额+本日收入—本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。
日期栏 ：系指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。
2、银行存款日记账的格式和登记方法
银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳根据根据银行存款收款凭证和有关银行存款的付款凭证（记录将现金存入银行业务）记银行存款收入栏，根据银行付款凭证登记其支出栏，每日结出存款余额。
银行存款日记账日期栏系指记账凭证的日期
3、明细分类账的登记方法
明细分类账的登记通常采用几种方法：一是根据原始凭证直接登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细分类账；三是根据记账凭证登记明细分类账。

第四节、对账
一、账证核对
账证核对是指核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。
二、账账核对
1．总分类账簿有关账户的余额核对。2．总分类账与所属明细分类账簿核对。3．总分类账簿与序时账簿核对
4．明细账之间的核对。 会计部门各种财产物资明细账的期末余额应与财产物资保管或使用部门的有关明细账余额核对。
三、账实核对
（1）现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符； 逐日核对。
（2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符； 定期核对。
（3）各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符；定期核对。
（4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符等。定期核对。 

第五节、错账更正方法
更正方法一般有：划线更正法、红字更正法和补充登记法。 
（一）划线更正法 （凭证无误，账簿有误）
划线更正法又称红线更正法。在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证无错误，可采用划线更正法予以更正。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字和数字，并由记账及其相关人员在更正处盖章。对于错误的数字，应全部红字更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，只能划去错误的部分。 结账后，严禁采用此方法。
（二）红字更正法 （凭证有误，账簿有误）
 1、记账后再当年发现记账凭证中的会计科目错误，可以采用红字更正法予以更正。更正的方法是：先用红字填写一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记帐凭证，然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以登记入账。
  2、会计科目无误而所记金额大于应记金额，从而引起记账错误，可以采用红字更正法。更正方法是：按多记的金额用红字编制一张与原记帐凭证应借、应贷科目完全相同的记帐凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。
（三）补充登记法 （凭证有误，账簿有误）
补充登记法是在记账后发现记帐凭证填写的会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，所采用的一种更正方法。
更正方法：按少计的金额用蓝字编制一张与原始凭证应借、应贷科目完全相同的记帐凭证，以补充少记金额，并据以记账。

第六节、结账
二、结账的方法
（1）对不需按月结计本期发生额的账户，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结转时，只需要在最后一笔经济业务事项记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。
（2）现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。
（3）需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。
（4）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。
（5）年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。不做会计分录。
三、。一般来说，总帐、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账（固定资产卡片账）可以不必每年度更换一次。各种备查账簿也可以连续使用。